Otellerde Grup Karşılama
1. Grubu güler yüz ve ilgi ile karşılama
2. Grup liderinden isim listesini alma ve rezervasyon listesi ile karşılaştırma
Bunun sebebi gruptaki kişi sayısında değişme olup olmadığı kontrol edilir. Grup üyelerinin oda tercihleri arasında çıkacak karışıklığın önlenmesi. Standart bir oda yerine daha lüks bir oda verme işlemine otelcilikte “upgrade” denilmektedir.
3. Info Kokteyli verme
Acentenin görevlendirdiği rehber tarafından otelin özelliklerinin tanıtımı amacıyla verilen misafirlere kokteyl.
4. Toplu check-in yapma veya misafirlere ayrı ayrı konaklama belgesi doldurtma
5. Belirlenen oda numaralarını gruba bildirme
6. Grup zarflarını verme
7. Grubun kahvaltı, yemek uyandırma ve gidiş saatlerini rehberden alma ve kayıt etme
Yemek, uyandırma ve gidiş saatleri, resepsiyon için son derece önemlidir. Kahvaltı ve yemek servisi yiyecek ve içecek bölümüne, uyandırma saati, telefon santraline ve gidiş saati (departure time) concierge bölümüne bildirilir.
8. Grup listesinden oda numaralarına göre bagajlara etiket (sticker) yapıştırma
Bagajların işaretlenmesi değişik yöntemlerle yapılabilir. Bazı otellerde otelin etiketleri veya çıkartmaları bütün çanta ve bavullara yapıştırılır ve grup listesindeki isimlerle bagajlarda bulunan isimler karşılaştırılarak etiketlerin üzerine oda numaraları yazılır ya da grup üyelerinden kendi bagajlarına oda numaralarını yazmaları istenir.
9. Bagajların odalara dağıtımını sağlama
Bu işlem concierge görevlileri tarafından yerine getirilir.
10. Geçici slipleri açma ve racke yerleştirme
11. Grubun giriş kaydını gelen misafir listesine kayıt etme
12. Main slipleri ve eğer gerekli ise ekstra folyoları açma
Grupların hesabı iki yöntemle açılabilir. Birinci yöntemde bir ana hesap, bir de ekstra folyo açılır. Ana hesaba acente tarafından ödenecek oda, kahvaltı ve yemek bedelleri gibi harcamalar kaydedilir. Ekstra folyoye ise misafirlerin kendi ödeyecekleri harcamaları işlenir. İkinci yöntemde ise ana hesap ile birlikte tüm misafirler için ayrı ayrı ekstra folyo açılır.
