Giriş Yapan Misafirin Giriş Aşamaları
Otel kapısında dormen tarafından karşılanan misafir, belboy tarafından resepsiyon bankasına getirilir. Bu aşamadan sonra resepsiyonist devrededir.
A) Rezervasyonlu Misafir
1) Günlük rezervasyon listesine bakma
2) Misafirin adını listeden bulma
3) Oda blokeli ise blokajlı oda numarasını belirleme
4) Konaklama belgesi doldurma
5) Blokaj kartını (slipini) rackden çıkartma
6) Oda blokeli değilse misafirin istediği tipte odayı rackde tespit etme. Misafire verilecek oda belirlenirken boş, satılabilir ve blokeli olmayan odalar tercih edilmelidir.
7) Rack oda durum göstergesini satıldı konumuna getirme. Oda racklerinin bazılarında oda numaralarının karşılarında oda durum göstergeleri veya pencere adı verilen bölümler bulunur. Bölümler genellikle üç renkten meydana gelir ve her rengin bir anlamı bulunmaktadır.
8) Oda numarasını rezervasyon formu üzerine yazma. Misafire verilen oda numarasının rezervasyon formuna yazılmasının nedeni, misafirin otele giriş yaptığını belirtmek ve son kez formdaki talimatları gözden geçirmektir. Genellikle renkli ve kalın uçlu kalemler ile yapılır.
9) Geçici slip (Emergency Slip) açma ve bir nüshasını misafiri odaya çıkaracak belboya verme
10) Geçici sliplerin dağıtımını yapma. Geçici slipler genellikle dört nüsha düzenlenir.
a. Oda racki
b. Belboy (Slipi misafiri odasına çıkarttıktan sonra kat görevlisine verir)
c. Resepsiyondaki isim racki
d. Santraldeki isim racki
B) Rezervasyonsuz Misafir
1) Talep edilen oda ile ilgili bilgileri alma
2) Otelin satılabilir boş da sayısına bakma
3) Konaklama belgesini doldurtma
4) Rack oda durum göstergesini satıldı konumuna getirme
5) Geçici slip açma ve bir nüshasını misafiri odaya çıkartacak belboya verme
6) Geçici sliplerin dağıtımını yapma
7) Rezervasyonsuz giriş (walk-in) yapan misafiri “walk-in listesine” kayıt etme
Satılan ve satılabilir odaların istatistik ve tahmin raporları ile ilgilenen rezervasyon bölümlerindeki kayıtların güvenilir olabilmesi için, rezervasyon yaptırmadan giriş çıkış yapan misafirlerin oda sayıları ve kalış süreleri “walk-in, extension, early check-out” listesi ile rezervasyon bölümüne bildirilmelidir.
