Rack Sisteminde Resepsiyonda Kullanılan Formlar

Otelcilikte ön büroda kullanılan formlarda standart bir sayı ve şekil yoktur. Formların isimleri, sayıları, içerdiği bilgiler otelden otele değişiklik gösterir. Aşağıda en çok kullanılan formlar tanıtılmaktadır.

1) Konaklama Belgesi (Registration Card)
Otelde konaklayan her misafirin konaklama belgesi doldurması gereklidir. Bu belgelerin ebatları ve içerdiği bilgiler otelden otele değişir.

2) Ana Slip (Main Slip)
3,8 cm * 10 cm boyutlarında, kendinden karbonlu formlardır. Otelin gereksinim duyduğu sayıda hazırlanır. Misafir folyosunun iki sayfası arasında, sol üst köşesine yerleştirilmiştir. Daktilo ile folyo açılırken ana sliplerde yazılmış olur. Otel tarafından belirlenmiş standart yazım şekli kullanılır. Aşağıdaki örnekte ana slip örneği gösterilmektedir. Racke takılan ana slipin sadece ilk satırı görülebileceğinden oda numarası, misafirin adı soyadı, çıkış tarihi gibi bilgiler bu satıra yazılır.

3) Geçici Slip (Emergeny Slip)
Standart slip boyutlarında, kendinden karbonludur. Kopya sayısı otelin gereksinimine ve dağıtım yapacağı bölümlere göre değişir. Misafirlerin giriş işlemi sırasında tükenmez kalemle doldurulur. Sliplerin birinci kopyası racke, diğer kopyaları santraldeki ve resepsiyondaki information racklere ve misafir odasına çıkaran belboya verilir. Bu slipler, ana slipler açılınca çıkarılıp ana sliplerle yer değiştirir.

4) Arızalı Oda Slipi (Out of Order Slip)
Karton üzerine basılır. Odanın neden kullanılmadığı, ilgili kutucuk işaretlenerek gösterilir ve oda rackine takılır.

5) Blokaj Kartı / Slipi (Blocking Slip)
Renki kartona basılmıştır. Üzerinde herhangi bir yazı bulunmaz. Oda rackinde rezervasyon yapılan odaları göstermek için kullanılır. Rezervasyonlu misafir giriş yaptıktan sonra çıkarılıp yerine geçici slip takılır.

6) Housekeeper Raporu (Housekeeper’s Report)
Housekeeper tarafından düzenlenir. Otelde dağıtım yapılacak bölüm kadar nüsha, karbon kağıdı kullanılarak çoğaltılır. Her otel, kendi kat ve oda sayısına göre raporlarını düzenler. Oda numaralarının karşılarına gelen boşluklara, odanın durumunu gösteren semboller yazılır ve resepsiyona gönderilir.

7) Oda / Fiyat Değişim Formu (Room and Rate Change Form)
Değişik renklerde ve gönderileceği bölüm sayısı kadar basılır. Oda veya fiyat değişikliği gibi durumlarda düzenlenerek kat hizmetleri, ön kasa, çamaşır hane gibi bölümlere gönderilir.

8) Bagaj Kartı / Stickeri (Luggage Tag or Sticker)
Bagaj kartı, gruplarda bagajların kolay ve çabuk bir şekilde dağıtılabilmesi için gereklidir. Misafirler otele giriş yaptıklarında bagajlarına bağlanırveya sticker yapıştırılır. Üzerine misafirin oda numarası yapıştırılır.

9) Mesaj Formu (Message Form)
Misafirlere bırakılan mesajları kaydetmek için kullanılır. Genellikle katlandığında zarf şeklini alır. Değişik şekillerde düzenlenebilir.

10) Uyandırma Listesi (Wake-up Call Sheet)
Genellikle 15 dakikalık saat dilimlerine ayrılmıştır. Misafir, uyandırma talep ettiğinde oda numarası ilgili saatin karşısına yazılır.

11) History Card
Misafire ait bilgilerin işlenip saklandığı formlardır. Devamlı misafirler için tutulur. Misafir otele her gelişinde yerinden çıkartılıp yeni bilgiler kayıt edilir. Alfabetik olarak saklanır.

12) Nerede Olduğunu Bildirme Formu
Otel misafirleri arandıklarında her zaman odalarında bulunmayabilirler. Özellikle üniteleri fazla olan bir otelde misafir odasının dışında bir yerde aramak zaman kaybına neden olabilir. Bu yüzden oteller, misafir odalarına ve resepsiyona bu formu koyma gereği duyarlar. Bu iş için tahta veya metalden yapılmış küpler de kullanılabilir. Küpün her yüzünde farklı servislerin sembolleri bulunur. Misafir hangi serviste ise o servisin simgesi resepsiyoniste dönük olarak oda anahtarlığına konulur. Örneğin, misafir restoranda ise, restoranın simgesi olan “R” resepsiyoniste dönük olarak oda anahtarlığına konulur.

13) Otel Pasaportu / Anahtar Kartı (Hotel Passport)
Bazı otellerde misafir otele giriş yaptığında, oda anahtarı ile birlikte otel pasaportu verilir. Otel pasaportunun diğer adı anahtar kartıdır. Üzerinde misafirin adı soyadı, oda numarası, oda ücreti, ayrılış tarihi gibi bilgilerle beraber, oteli ve servislerini tanıtıcı bilgiler bulunur. Misafir, anahtarını isterken ve diğer bölümlerde kredili harcama yaparken bu kartı göstermelidir.

14) Rezervasyon Formu (Reservation Form)
Rezervasyon ofisinde kullanılan formlardan resepsiyonda da bulunmalıdır. Rezervasyon ofisinin kapalı olduğu saatlerde resepsiyonistler de rezervasyon alabilmektedir.

15) Rezervasyon İptali ve Değişiklik Formu
Rezervasyonda kullanılan bu form, gerektiğinde kullanılmak için resepsiyonda da bulundurulmalıdır.

16) Misafir Anket Formu (Complaints / Satisfaction Form)
Misafirlerin otel hakkındaki izlenimlerini otel yönetimine aktarabilmelerine sağlamak için hazırlanmıştır. Genellikle odalarda bulunur fakat istenildiğinde resepsiyondan da temin edilebilir. Doldurulan formlar kapalı olarak genel müdüre iletilir.

17) Walk-in, Extension, Early Check-out Formu
Resepsiyonistler tarafında bir nüsha olarak düzenlenir. Rezervasyon yaptırmadan gelen, çıkış tarihini uzatan veya beyan etmiş olduğu tarihten önce ayrılan misafirlerin kayıtları bu rapor ile tutulur. Form daha sonra rezervasyon bölümüne iletilir. Rezervasyon görevlisi kayıtlarını, bu forma göre yeniden düzenler.

18) VIP Talimat Formu (VIP Courtsy Order)
“VIP” , “çok önemli kişi” anlamına gelmektedir. İngilizce “very important person” kelimelerinin baş harlerinin bir araya getirilmesi ile oluşmuştur. Bu form, dağıtım yapılacak bölüm sayısı kadar hazırlanır. Misafire yapılacak ikramların türü, form üzerinde belirtilir. Ön büro yöneticisinin onayı alındıktan sonra ilgili bölümlere gereğinin yapılması için gönderilir.

19) Gelen ve Giden Misafir Listesi (Arrival and Departure List)
Gelen ve giden misafir listeleri ayrı ayrı tutulur. Bu nedenle rack sistemi kullanan otellerde iki daktiloya gereksinim vardır. Daktilolardan birine gelen misafirlerin listesi, diğerine giden misafirler listesi takılır. Giriş ve çıkış yapan her misafir bu listelere işlenir. Bazı otellerde gelen ve giden listeleri yerine resepsiyon listeleri kullanılır.

20) Günlük Oda Raporu (Daily Report)
Resepsiyonda gece yapılacak işlerden biri de günlük oda raporunu hazırlamaktır. Bütün bir gün boyunca yapılan işlemlerin analizi bu forma aktarılır. Genel müdüre ve diğer yöneticilere gönderilir.

21) Kredi İptal Formu
Kredisi iptal edilen misafirlerin ön kasaya ve diğer bölümlere bildirilmesinde kullanılır. Dağıtılacağı bölüm sayısı kadar çoğaltılır.

22) Grup Memorandumu
Otele gelecek gruplarla ilgili bilgileri, diğer bölümlere iletmek amacıyla kullanılan formlardır.

23) Rezervasyon Listesi (Gelecek Misafirler Listesi)
Gelecek misafirlerin talep ettiği oda tip, oda sayısı, isim, geceleme sayısı ve açıklamaların bulunduğu listelerdir. Bazı otellerde rezervasyon görevlisi, bazı otellerde de gece resepsiyonistleri tarafından hazırlanır.

24) Misafir Folyosu (Guest Folio)
Misafir giriş kayıtlarının son aşaması misafir hesabının açılmasıdır. Misafir hesaplarına otelcilikte “folio” denir. İki nüsha olarak düzenlenen folyo arasına kendinden karbonlu ana slipler taklılır ve daktilo ile açılır. Slipler çıkarıldıktan sonra ön kasaya verilir.

25) Diğer Formlar
Bazı otellerde yukarıda sıralananların dışında da form kullanılabilir. Örneğin, yemek kuponları, ziyafet emirleri, kaza raporu, kayıt ve bulunmuş eşya formları gibi.