Otellerde Resepsiyon Donanımları
Resepsiyon, otelin türü ve büyüklüğüne göre ön büro sistemlerinden biri kullanılır. Bu sistemleri üç gruba ayırmak mümkündür. Bunlar Manuel Sistem, Rack Sistemi ve Bilgisayar Sistemidir. Bazı otellerde tek bir sistem kullanılmayıp diğer sistemlerden de alıntılar yapılabilir. Örneğin rack sistemi kullanan bir otelde geliş – gidiş listeleri yerine manuel sistemin bir parçası olan resepsiyon defterinin kullanılması, rack sistemi kullanan bir oteln bilgisayardan da yararlanması gibi.
1) İsim Racki (Information Rack)
Misafirler arandığında hangi odada kaldıklarını görebilmek için isim rackine bakılır. Misafirlerin isimleri soyadılarına göre sliplere yazılır. Bu slipler racke soyadına göre alfabetik olarak takılır. Bazı otellerde özellikle resepsiyonda pano şeklinde isim rackleri kullanılmaktadır. Misafir otelden ayrıldıktan sonra slip yerinden çıkarılır.
2) Telefon Santrali (Switchboard)
Büyük otellerde telefon santrali ayrı bir bölümdür. Santralde sadece telefonla ilgili işlemleri yürüten santral memurları vardır. Küçük otellerde ise telefon cihazı resepsiyon deskindedir. Görüşmeleri ve telefonla ilgili kayıtları resepsiyon görevlisi yürütür.
3) Uyarı Saati (Remind – O – timer)
Misafirler uyanmak istedikleri saati resepsiyona veya santrale bildirirler. Görevliler uyandırma vaktini uyandırma listesine kaydederler. Uyarı saati de önceden ayarlanan vakit veya vakitler geldiğinde sesli olarak görevlileri uyarır.
4) Resepsiyon (oda) Racki (Room Rack)
Resepsiyon rackinde otelde bulunan tüm odaların numaraları bulunur. Numaraların karşısında sliplerin takıldığı bölümler vardır. Racke bakıldığında odanın; dolu, boş, kirli olup olmadığı ve odada kimin kaldığı anlaşılır.
5) Anahtarlık (Key Rack)
Oda anahtarlarının saklandığı, bölmeler bulunan raflardır. Her bölümün üzerinde oda numarası bulunur. Resepsiyonistin kolayca ulaşabileceği bir yerde bulunmalıdır.
6) Tarih ve Zaman Damgası (Date and Time – Stamping Machine)
Resepsiyon kullanılan folyo, konaklama belgesi gibi belgelerin üzerine tarih ve saatin basıldığı cihazlardır. Ayrıca misafir için alınan mesajların ve mektupların üzerine de bu damga basılır.
7) Bilgisayar Yazıcısı (Computer Printer)
Bilgisayarda kayıtlı bilgilerin ve raporların yazılı olarak alınmasını sağlayan cihazdır.
8) Bilgisayar (Computer Terminal)
Rezervasyon, ön kasa ve kayıt işlemlerinin yapıldığı terminaldir. Ön büro sistemleri arasında en gelişmiş olanı bilgisayar sistemidir. Mekanik sistemde vakit alan bir çok işlem bilgisayarda çok kısa bir sürede sonuçlandırılır.
9) Folyo Racki (Folio Rack)
Misafirlerin hesaplarının tutulduğu kartlara folyo denir. Folyoların düzenli bir şekilde saklanması ve her istenildiğin kolayca bulunması gerekir. Folyo racklerinde her oda için bir bölüm ayrılmıştır. Bu bölümlere folyo ile birlikte adisyonlar, diğer harcama fişleri ve konaklama belgeleri saklanır. Ön kasa makinesinin yakınında bir yere konmaktadır.
10) İşlenmiş Adisyon, Fiş Racki (Posted Voucher Rack)
Ön kasa makinesinin yanında veya üstünde bulunur. Folyolara işlenen adisyonlar bu bölümlere konulur. Daha sonra ilgili yerlere dağıtılır.
11) Ön Kasa Makinesi (Posting Machine)
Misafir hesapları ön kasa makinesi ile takip edilir. Her türlü harcamalar folyoya bu makine ile işlenir. Gece işlemlerinden hazırlanan günlük raporlar bu makineden alınan veriler kullanılarak düzenlenir. En çok kullanılan modelleri NCR 42, NCR 250 ve SWEDA 1000 modelleridir.
12) Posta Muhafaza (Hold – Mail Rack)
Misafirlere gelen mektup, teleks ve faks mesajlarının saklandığı küçük raftır. Misafir otele geldiğinde mesajı, alfabetik bölümlerden bakılarak kolayca bulunur ve verilir.
13) Telefon (Telephone)
Ön büroda çalışanlar birden çok telefon kullanırlar. Misafirler resepsiyonu telefonla aradıklarında bu telefonlar kullanılır.
14) Yedek Anahtar Çekmecesi (Reserve Key Drawer)
Yedek anahtarların saklandığı çekmecedir.
15) Teleks Makinesi
Operatörün rulo üzerine yazdığı mesajları karşı teleks makinesine gönderdiği ve aldığı cihazlardır. Rezervasyon işlemlerinde ve misafirlerin mesaj alış verişinde kullanılır.
